一、校內(nèi)部門（人員）,、在校生辦理方式

（一）查閱教學檔案,，實行電話預(yù)約8120026或企業(yè)微信線上發(fā)送身份證明材料掃描件和查檔需求。

（二）現(xiàn)場辦理檔案業(yè)務(wù),，在校生查詢本人材料,，攜帶本人身份證和學生證，來館辦理,。代查請攜帶本人身份證,，被查檔人身份證正反面,、畢業(yè)證書和委托書材料來館辦理。

二,、畢業(yè)生辦理方式

（一）為方便畢業(yè)生查檔,，教學檔案的利用業(yè)務(wù)暫時開通線上服務(wù)通道，查檔利用者可通過電子郵件提出查檔需求,，為保護教學檔案內(nèi)個人信息隱私安全,，必須提供查檔人合法身份證明材料，檔案館出具相關(guān)檔案證明紙質(zhì)材料件（只提供一份復(fù)制件）,，通過順豐快遞到付寄送,。

（二）線上查檔流程及注意事項

1.發(fā)送查檔郵件至[email protected]（寒假、暑假期間查檔請根據(jù)值班安排,，聯(lián)系相應(yīng)老師手機和郵箱,。）

2.郵件中需包含以下內(nèi)容：

（1）郵件主題為查檔人姓名。（必須填名字,，否則容易被篩選為垃圾郵件）

查檔人身份證正反面,、畢業(yè)證書和委托書照片或掃描件（委托書樣板后附，網(wǎng)上查檔被委托人請?zhí)睿簷n案館老師,；委托書必須由查檔人手寫簽名后拍照或掃描,，如不方便打印可直接手寫委托書相關(guān)內(nèi)容，格式參照委托書樣板）,；證明材料請以郵件附件形式發(fā)送,，注意控制附件大小,郵件不要超過12M，發(fā)送郵件后請在檔案館工作時間（注2）致電0751-8120026（寒假,、暑假期間請根據(jù)值班安排,，聯(lián)系相應(yīng)老師手機。）確認郵件已經(jīng)收到,。

另：如需查詢高考錄取名冊,，委托書內(nèi)必須注明參加高考年份、錄取專業(yè)及生源地,。成人繼續(xù)教育學生查學籍材料,，必須填寫就讀所在教學點，例如：番禺教學點或南方技校,。查學位授予材料請?zhí)峁W位證書,。

（2）郵件正文內(nèi)容參考格式：

本人xxx，為韶關(guān)學院（如果是2000年以前的畢業(yè)生需要注明是：韶州師范,、衛(wèi)校,、護校、韶關(guān)師專、韶關(guān)大學或韶關(guān)教育學院）xx學院（系）xxx專業(yè)xxxx級xxxx屆（本科\?？芢中專）畢業(yè)生,，辦學形式：全日制\繼續(xù)教育\其他。現(xiàn)因xxxx,，需辦理xxx檔案材料,。（可參照委托書樣板內(nèi)容書寫，見附件）

（3）正文申請后面需加上快遞聯(lián)系方式（收件人姓名,、手機號,、詳細地址：**省**市**區(qū)**街道**），紙質(zhì)版材料只能寄順豐到付,。如無快遞詳細聯(lián)系方式，紙質(zhì)版材料無法收到的后果自行承擔,。若無法順豐到付收件的請自行找人過來檔案館取件,。

如遇節(jié)假日和寒暑假，業(yè)務(wù)辦結(jié)時間可能會有所延長,，敬請諒解,。

（三）到館現(xiàn)場辦理檔案業(yè)務(wù)，攜帶本人身份證和畢業(yè)證,，來館辦理,。

（四）未正常畢業(yè)的我校學生查詢在校期間教學檔案材料，提供身份證和委托書辦理,，在委托書內(nèi)特殊情況欄寫上未正常畢業(yè)原由（出國留學,、退學、休學,、入伍等）,，其余同上。

三,、檔案館聯(lián)系方式：

電話：0751-8120026,，如果遇到郵箱退件拒收，請換個郵件系統(tǒng)的郵箱發(fā)送,，且附件照片總和不能超過12M,，學校郵件系統(tǒng)限制較多，敬請諒解,。

業(yè)務(wù)郵箱（E-mail）：[email protected]（寒假,、暑假期間查檔郵箱請根據(jù)值班安排，聯(lián)系相應(yīng)老師郵箱,。）

上述利用服務(wù)方式等解釋權(quán)歸韶關(guān)學院圖書館（檔案館）所有,。

如有意見或建議請聯(lián)系辦公電話：0751-8120026。地址：韶關(guān)市湞江區(qū)大學路288號韶關(guān)學院明德區(qū)明德樓六樓東側(cè)檔案業(yè)務(wù)服務(wù)區(qū)。

感謝全校師生員工和校友對檔案工作的理解和支持,！

檔案館

2025年3月7日

注：1,、日常使用郵箱中1為阿拉伯數(shù)字1。

  2,、檔案館上班時間上午8：00-11：40,，下午14：40-16：45，節(jié)假日正常休息,。電話：0751-8120026,。

友好提醒：

1、我館只提供中文成績,，畢業(yè)生如需英文版成績,，可自行翻譯，經(jīng)我校對外合作交流部（弘德樓404房）審核蓋章后,，再到教務(wù)部學籍科（0751-8121372）蓋章,。

2、在校學生個人檔案由二級學院存放管理,，畢業(yè)后由學生工作部就業(yè)指導(dǎo)中心（0751-8121439）郵寄,，校內(nèi)教職員工人事檔案請咨詢學校人力資源部。